Etikk og forretningsadferd

Innledning

Mitt Dekkhotells omdømme er svært viktig. Det har tatt lang tid å bygge opp og må pleies daglig slik at vi kan fortsette vår suksess i fremtiden.

Vi skal være ledende i vår bransje ved å levere best kvalitet på våre tjenester. Vi skal alltid opptre redelig og behandle kunder og forretningspartnere på en måte som gir høy grad av tillit. Formålet er å være den foretrukne tilbyder i de områder vi til enhver tid opererer og samtidig være en arbeidsplass hvor våre ansatte trives.

For å oppnå dette er det viktig at ansatte og ledere utviser sin beste dømmekraft når det gjelder hvordan vi opptrer ovenfor våre kollegaer, kunder, leverandører og forretningspartnere. Dette betyr at vi til enhver tid opptrer profesjonelt, er høflige, har høy etisk standard og avstår fra handlinger eller utsagn som kan skade vår tillit eller krenker enkeltpersoner. Vi skal etterleve gjeldende arbeidsrutiner, lover og forskrifter og skal kun søke å inngå avtaler med partnere og leverandører som følger den samme standard om etikk og integritet.

Med det som utgangspunkt har vi utarbeidet retningslinjer for etikk og forretningsadferd. De beskriver våre verdier, hvordan vi opptrer og hva vi forventer av våre medarbeidere og ledere. Retningslinjene skal hjelpe våre medarbeidere til å ta riktige og etisk forsvarlig beslutninger i sitt daglige arbeid for Mitt Dekkhotell.

Medarbeidere og ledere er heretter omtalt som; medarbeidere, dine eller du. Mitt Dekkhotell er heretter kalt Mitt Dekkhotell, vi, oss, våre eller selskapet.

Mitt Dekkhotell sine etiske retningslinjer gir ikke kunder, leverandører eller andre tredjeparter juridiske rettigheter.

Forankring

Retningslinjene er vedtatt i styret i morselskapet Mitt Dekkhotell AS og gjelder også for alle datterselskaper. Retningslinjene er å anse som et tillegg til ansettelseskontrakten og det pålegges alle medarbeidere å gjøre seg kjent med og forstå innholdet og de forventninger som stilles. Retningslinjene gjelder også for innleid personell. Det hviler et spesielt ansvar på ledere i selskapet å følge opp retningslinjene og fremstå som gode rollemodeller.

Alle mennesker er forskjellig og vil dermed kunne oppfatte budskap ulikt. Det kan oppstå spørsmål til retningslinjene eller situasjoner hvor det kan være vanskelig å vurdere hva som er etisk riktig. I slike tilfeller skal medarbeidere søke råd og veiledning hos ledelsen.

Nærværende retningslinjer signeres av alle medarbeidere.

 

Salg, markedsføring og kommunikasjon

Mitt Dekkhotell har jobbet hardt for godt omdømme og gode kunderelasjoner. Dette er et kontinuerlig arbeid som krever daglig innsats av alle medarbeidere.

Når vi henvender oss til kunder, enten direkte i en salgssituasjon eller indirekte via markedsføring, skal kommunikasjonen alltid bære preg av ærlighet, seriøsitet og høflighet hvor kunden er i fokus. Alle budskap skal baseres på allment aksepterte normer og verdier og skal ikke være støtende eller i strid med gjeldende lover.

Konkurranse

Sunn og rettferdig konkurranse gjør oss bedre og er fundamentalt i et fritt næringsliv. Mitt Dekkhotell skal til enhver tid følge gjeldende konkurranselovgivning og skal ikke utveksle konkurransesensitiv informasjon eller inngå avtaler med samarbeidspartnere eller konkurrenter som strider mot konkurranselovverket eller har til hensikt å hindre fri konkurranse.

Vår forretningspraksis skal bære preg av rettferdig behandling av kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Valg av leverandører og samarbeidspartnere skal baseres på objektive kriterier som blant annet: servicegrad, kvalitet, pris og andre relevante fordeler Mitt Dekkhotell mottar i kraft av en tiltenkt forretningsrelasjon.

Vi skal behandle våre kunder, konkurrenter og samarbeidspartnere med respekt og aldri spre falsk, feilaktig eller villedende informasjon.

Arbeidsforhold

Vi er sterkt imot enhver form for sosial dumping eller annen grov utnyttelse som utsetter arbeidstakere for alvorlige brudd på helse, miljø og sikkerhetsregler eller lønnsytelser som er uakseptabelt lave sammenlignet med normalen for tilsvarende arbeid. Det er derimot vårt ønske og til vår fordel at medarbeidere, både faste og innleide, har en trygg arbeidsplass med anstendige arbeidsforhold og konkurransedyktige betingelser. Medarbeidere med gode arbeidsforhold og en arbeidsplass hvor de møtes med respekt vil alltid gjøre en bedre jobb.

Vår drift er svært arbeidsintensiv og som sesongbedrift leier vi i tillegg inn arbeidskraft i relativt stort omfang fra både inn og utland. Våre arbeidsavtaler er utarbeidet på et språk våre medarbeidere forstår og som tilfredsstiller gjeldende lovgivning for både midlertidig og faste ansettelser.

Når vi yter losji for våre medarbeidere er bostedene av god standard og i trygge omgivelser.

Antidiskriminering

Mitt Dekkhotell er for mangfold og imot enhver diskriminering basert på kjønn, etnisitet, hudfarge, religion, politisk ståsted, funksjonshemming eller seksuell orientering. Vi diskriminerer heller ikke lønn. Ved fastsettelse av betingelser for medarbeidere ser vi på utelukkende på ansvar, kvalifikasjoner, talent og relevante personlige egenskaper.

Helse, miljø og sikkerhet

Tjenestene vi leverer er arbeidsintensive og inkluderer også bruk av maskiner og utstyr som krever operatørens fulle oppmerksomhet. Vi er opptatt av å ha en trygg arbeidsplass og legger til rette for god opplæring av utstyr og arbeidsrutiner for både fast og innleid personell. Vi samarbeider med bedriftshelsetjeneste for nødvendig kartlegging og forebygging av arbeidsskader og ulykker.

Maskiner og utstyr kalibreres og vedlikeholdes jevnlig av profesjonelle aktører for å oppnå sikker og trygg drift.

Vi skal ha et bevisst forhold til miljø i egen drift. Dette inkluderer vurderinger av arbeidsprosesser, drift av lokaler, avfallshåndtering, produksjonsmateriell og teknologiske forbedringer med formål å redusere egen miljøbelastning. Miljøvurderinger inkluderes i relevante beslutninger og vi skal søke samarbeidspartnere og leverandører som lever opp til samme standard.

Data og IT

Vi investerer mye i utvikling og forvaltning av IT systemer. De utgjør en svært viktig del av vår operative drift. Vi etterstreber sikker og redundant lagring av våre data. Datainnsamling og lagring skal samsvare med gjeldende lover og forskrifter.

Informasjonen som blir tildelt oss fra kunder, leverandører eller forretningspartnere deles aldri med tredjepart uten godkjennelse.

Arbeidsmiljø og relasjoner

I Mitt Dekkhotell skal alle behandles med rettferdighet og respekt. Det tolereres ingen form for overgrep, trakassering, trusler, mobbing eller annen nedverdigende eller krenkende oppførsel mot medarbeidere, kunder eller andre forretningsrelasjoner.

Som medarbeider har du ansvar for å møte alle med høflighet og respekt. Det er nulltoleranse for diskrimeninger eller trakassering uansett bakgrunn, religion, politisk syn, hudfarge, etnisitet, seksuell legning, funksjonshemming eller andre sterkt integritetskrenkende forhold.

Rusmidler

Mitt Dekkhotell er en rusfri og alkoholfri arbeidsplass. Det tolereres ikke under noen omstendighet at medarbeidere er påvirket av rusmidler på jobb. Det kan foretas tester for narkotika og alkohol når det anses som nødvendig og er i samsvar med gjeldende lover. Vi oppfordrer generelt til måtehold i sosiale anledninger og tilstelninger.

Ytringer og kommunikasjon

Medarbeidere skal være varsomme og utvise god dømmekraft til personlige ytringer i det offentlige rom, både i arbeidstid og fritid. Ytringer i det offentlig rom kan være i sosiale medier, nettforum, andre ytringskanaler eller ute iblant andre mennesker. Slike ytringer kan oppfattes å være representative for Mitt Dekkhotell og kan skade vår tillit og vårt omdømme.

All form kontakt med media skal gå igjennom og avklares med markedsansvarlig eller ledelsen i morselskapet. På generelt grunnlag plikter du å ivareta våre interesser på best mulig måte når du eventuelt har fått godkjennelse for kontakt med media.

Du avstår generelt fra alle ytringer som er egnet for å skade våre interesser.

Bruk av IT systemer

Medarbeidere plikter å ivareta våre systemer på en måte som er forenlig med etiske retningslinjer, god forretningsskikk og som hindrer misbruk og uautorisert tilgang. Systemene skal i all hovedsak benyttes til arbeidsrelatert virksomhet og det skal utvises stor grad av varsomhet ved besøk på ukjente nettsteder og ved åpning av e-poster eller filer fra avsendere utenfor organisasjonen.

Det er ikke tillatt å oppsøke informasjon på internett som kan bidra til å skade Mitt Dekkhotell sitt omdømme. Det tenkes spesielt på informasjon som er i strid med gjeldende lover.

Du skal heller ikke å laste ned eller kjøre fremmede eller skadelige programvareapplikasjoner i eller til vår infrastruktur. Ved usikkerhet skal man søke råd hos IT avdelingen.

Korrupsjon, integritet og interessekonflikter

Mitt Dekkhotell er mot enhver form for korrupsjon eller bestikkelser som har til formål å påvirke en persons beslutning i jakten på egen eller Mitt Dekkhotell sin vinning. Som medarbeider skal du avstå fra å gi eller motta gaver eller ytelser hvor hensikten er å oppnå fordeler som kan påvirke din eller en annen persons objektivitet.

Alminnelig og nøktern gjestfrihet aksepteres såfremt det ikke skaper noen form forpliktelse for de involverte parter, gjestfriheten er av beskjeden verdi og at dette er forenlig med alle parters etiske retningslinjer.

I tilfeller der medarbeidere skal engasjere seg i tilleggsverv eller annen økonomisk virksomhet utenfor arbeidstiden, kreves samtykke fra Mittdekkhotell (ref. arbeidskontrakten). Et slikt samtykke vil normalt bli gitt forutsatt at, aktiviteten ikke er ulovlig, ikke påvirker medarbeiders prestasjoner eller at det oppstår en interessekonflikt. Det er ikke mulig å beskrive alle mulige interessekonflikter, men som hovedregel skal medarbeidere bruke godt skjønn og være varsomme i tilfeller der eksterne aktiviteter eller interesser i annen virksomhet kan påvirke medarbeiderens beslutning når de handler på vegne av Mitt Dekkhotell.

Du skal ikke ta del i virksomhet, inngå avtaler eller gjøre transaksjoner på vegne av Mitt Dekkhotell hvor du har en personlig interesse eller på annen måte kan dra nytte av din stilling hos Mitt Dekkhotell. Aldri sett deg i en situasjon hvor dine personlige interesser går foran våre.

Du skal heller ikke delta i noen virksomhet som direkte eller indirekte er i konkurranse med Mitt Dekkhotell eller på annen måte kan begrense din integritet.

Si nei takk til gaver eller andre goder som oppfattes som en utilbørlig fordel i kraft av ditt ansettelsesforhold hos Mitt Dekkhotell.

Lojalitet, habilitet og taushetsplikt

Som medarbeider i Mitt Dekkhotell plikter du å vie din fulle arbeidskraft til stillingen og skal avstå fra å bruke arbeidstiden, vårt materiell eller lokaliteter til private formål. Du skal respektere våre interne retningslinjer og gjeldende lover og forskrifter.

Du skal ikke delta i beslutninger som kan svekke din uavhengighet eller forsøke å påvirke andre med samme formål. Det tenkes spesielt på situasjoner hvor man forsøker å påvirke utfall av en beslutning alene eller sammen med andre hvor et slikt utfall ville gitt deg en urettmessig fordel.

Som medarbeider vil du komme i kontakt med eller bli i besittelse av sensitiv eller fortrolig informasjon av varierende omfang. Slik informasjon plikter du å bevare fullstendig taushet om både under og etter ditt ansettelsesforhold hos oss. Dette kan være informasjon om kunder eller forretningspartnere eller informasjon relatert til vår forretningsdrift som eksempel, men ikke begrenset til, bedriftshemmeligheter, beregninger, arbeidsmetoder, tekniske tegninger, forretningsstrategier, fremtidsplaner, kildekode, forretningslogikk eller annen informasjon av intern og fortrolig karakter. Denne taushetsplikt gjelder også internt ovenfor dine medarbeidere som ikke har behov for slik informasjon i sitt arbeid. Er du usikker på om en intern informasjonsdeling er forsvarlig, skal du rådføre deg med ledelsen.

Mitt Dekkhotell forbeholder seg retten til å pålegge medarbeidere å undertegne en detaljert taushetserklæring når det finnes nødvendig. Brudd på taushetsplikten kan medføre sanksjoner og eventuelt straffeansvar både under og etter ansettelsesforholdet.

Kvalitet

Kvaliteten på tjenestene vi leverer er avgjørende for vår suksess. For å oppnå den samme gode kvalitetsstandard på våre avdelinger, forventes det at alle medarbeidere følger gjeldende rutiner og arbeidsprosedyrer og ellers utfører sitt arbeid slik at kvaliteten ivaretas best mulig. Ingen skal utføre arbeid med maskiner og utstyr de ikke er tilstrekkelig opptrent for å betjene.

Mitt Dekkhotell jakter hele tiden forbedringer. Dette gir oss mer fornøyde kunder og styrker samtidig vår konkurransekraft. Det er både et ønske og en sterk oppfordring til alle medarbeidere å komme med forslag og idéer som kan bidra til å forbedre arbeidsprosesser og kvalitet.

Varsling

Som et ledd i utviklingen av Mitt Dekkhotell ønsker vi tilbakemeldinger fra våre medarbeidere. Medarbeidere skal alltid møtes med åpenhet og respekt med formål om en konstruktiv dialog. For saker av mer alvorlige karakter er det i tillegg spesielt viktig å iverksette tiltak så tidlig som mulig hvor den som varsler ivaretas på en ryddig og god måte.

Skulle du oppleve kritikkverdige forhold, eller forhold som strider mot våre etiske retningslinjer oppfordres du sterkt å varsle oss om dette.

Varsling kan enten skje til ledelsen eller via vår varslingskanal:
E-post: varsling@mittdekkhotell.no

Mitt Dekkhotell behandler varsling henhold til gjeldende rutine og vil i tilfeller hvor det anses nødvendig søke ekstern konsultasjon eller juridisk bistand. Personen som varsler vil motta bekreftelse på mottatt varsling.

For alvorlige forhold, som for eksempel grove lovbrudd eller forhold hvor liv og helse er truet, pålegges du å varsle. I slike tilfeller må varslingen skje direkte og umiddelbart.

Det forutsettes at all varsling er legitim og ikke har som formål å urettmessig skade eller spre falske anklager mot en annen person. Slike tilfeller vil bli vurdert som grovt tillitsbrudd.

Overtredelse

Overtredelse av våre etiske retningslinjer kan medføre sanksjoner av ulik karakter avhengig av alvorligheten på overtredelsen og om overtredelsen er bevisst eller av gjentakende karakter. Slike sanksjoner kan være; muntlig eller skriftlig advarsel, eventuelt oppsigelse eller avskjed.

Ved sanksjonering legges arbeidsmiljølovens føringer til grunn.

 

Oppdatert 1.august 2023